تفاوت روش اجرایی (procedure) و دستورالعمل (instruction)

روش اجرایی یک طریق مشخص برای انجام یک فعالیت است. دستورالعمل، دستورهای دقیق برای چگونه انجام دادن یک کار را فراهم می‌آورد.

روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها می‌توانند مستند شوند و یا نشوند. اگر فعالیت‎‌ها و وظایف توسط افراد لایق و شایسته انجام شوند، روش اجرایی و دستورالعمل مکتوب ضروری نیست.

اشتباه گرفتن این دو هنگامی‌بیشتر می‌شود که سازمان به آن‌ها با نام‌های متفاوتی اشاره می‌کند. برای مثال، ممکن است به یک روش اجرایی به عنوان یک متد یا نقشه رجوع شود؛ یک دستورالعمل نیز ممکن است مسیر یا راهنمایی خوانده شود.

در بعضی سازمان‌ها، دستورالعمل‌های کار، «روش‌های عملیاتی استاندارد» نام دارند که باعث سردرگمی‌بیشتر می‌شود.

کلید تشخیص بین روش اجرایی و دستورالعمل، توجه به سطح دقت آن‌هاست.

روش‌ اجرایی «چه چیزی» انجام شده و دستورالعمل «چگونه» انجام شده را وصف می‌کند.

یک سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند به فرآیندها، فعالیت‌ها و وظایف تجزیه شود.

به بیان دیگر، یک سیستم متشکل از فرآیندهای متعددی است که هر کدام شامل فعالیت‌های متعددی هستند.هر فعالیت نیز می‌تواند به وظایف تجزیه شود.

برای مثال، یک دفترچه‌ی کیفیت، سیاست‌های کل سیستم را شرح می‌دهد.

درون این سیستم چندین فرآیند مرتبط هستند که هرکدام با روش اجرایی توصیف شده و گاهاً مستند هستند.

اگر یک فعالیت در روش اجرایی نیاز به توضیح بیشتری برای چگونه انجام دادن آن داشته باشد، می‌توان از یک دستورالعمل استفاده کرد.

بنابراین، روش اجرایی یک طریقه‌ی مشخص برای انجام فعالیت‌ها جهت ساختن یک فرآیند است.

دستورالعمل به توصیف ترتیب گام‌های اجرای وظایفی که فعالیت را می‌سازند، می‌پردازد.

برای دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی مستند، باید بتوانیم متن را بررسی کنیم تا بفهمیم روش اجرایی است یا دستورالعمل.

یک مثال متنی از یک روش اجرایی:

مدیر برنامه حسابرسی، برنامه حسابرسی را نگهداری می‌کند و حسابرسان واجد شرایطِ مستقل از حوزه‌ها را به ممیزی اختصاص می‌دهد.

یک روش اجرایی چیزی که انجام شده را شرح می‌دهد ولی وارد جزئیات چگونگی انجام آن نمی‌شود.

از آن‌جایی که ممکن است افراد زیادی درگیر انجام روش اجرایی شوند، عناوین آن‌ها باعث آشکارسازی نقش آن‌ها می‌شود.

یک مثال از دستورالعمل:

۱. کادر را علامت بزنید.

۲.  مقدار را وارد کنید.

۳. مخزن را تخلیه کنید.

یک دستورالعمل معمولا از افعال عمل‌گرا استفاده می‌کند تا شخص را به انجام وظایف هدایت کند یا دستور دهد.

بنابراین روش اجرایی اساساً توصیف فعالیت‌های سازمانی است.

روش اجرایی دید کلی از فرآیند را ایجاد کرده و در صورت نیاز، بر چگونگی اجرای وظایف تعیین شده در یک فعالیت، دستورالعمل‌های کاری را ضمیمه می‌کند.

روش‌های اجرایی به دفترچه کیفیت رجوع داده می‌شوند و باید با سیاست‌های تعیین شده در مستندات تطبیق داشته باشند.

یک روش اجرایی به توضیح چرایی اجرای فرآیند، چه چیزی انجام شده، توسط چه کسی، چه موقع و کجا انجام شده می‌پردازد.

دستورالعمل‌ها، برای سیستم‌های بر مبنای استاندارد ISO 9001 اختیاری است ولی معمولاً شامل عملیات مستمر می‌شوند.

دستورالعمل‌ها به‌منظور جهت‌دهی در یک توالی کار منطقی نوشته شده‌اند.

همچنین آن‌ها با توجه به شرایط افرادی که از آن‌ها استفاده می‌کنند، در نظر گرفته می‌شوند.